在任何管理中，会议是沟通、协调和决策的重要手段，它的灵活性、例外性与制度的强制性、约束性构成了组织正常运作的轨道。然而，在现代企业中，越来越多的管理者共同抱怨“会议太多”，他们大部分的工作时间都花费在冗长的文山会海之中，时间的不受控制令他们感到无比沮丧

　　他们迷惑：为什么总有些与会者天马行空的发言不着边际；为什么会议开了几个小时之后依然悬而未决；为什么会议结束后仍不清楚下一步该做些什么；为什么会上各部门相互推卸扯皮条；为什么会议总是没完没了。

　　彼得?德鲁克曾说：“掌握自己的时间是成为卓有成效管理者的首要基础”，如何使管理层从无效的会议中摆脱出来，如何提高会议效率，都是组织管理中至关重要的。

 

　　1建立开放、协作的企业文化

　　企业文化是企业内在的特质，是共同的价值取向，它深刻影响着企业的行为，包括开会。之所以在企业里部门之间的协调会议很多，究其原因在于沟通成本过高，也说明了企业文化存在问题。好的企业文化一定是开放的、协作的，这也是降低管理成本的需要。企业文化不够开放、缺少协作精神必然会造成部门之间不相往来，即使往来也各自为政，关注自身利益，而这些并不是几次协调会就能解决的。从根本上说，建立开放、协作的企业文化一是让企业系统中每一个管理者秉承开放的思想观念，无部门间的隔阂，只有以企业共同目标为整体的意识，随时地沟通，互通有无；二是让企业组织架构更扁平更开放，减少沟通链条的长度，尽可能地降低因机构设置臃肿而不可避免产生的官僚主义；三是建立开放的办公环境，例如：因特殊项目而设立的跨部门的矩阵型项目小组、无间隔的大办公场所，这些都能提高企业内部协调工作的灵活性、有效性、便利性，降低沟通成本，减少无效会议的次数。

 

　　2树立控制会议成本的观念

　　会议往往被想当然地视作严肃的事情，因此也很少有人会去计算成本。在管理学中，会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。平均工资之所以乘3，是因为开会人员多是组织的中、高层管理者，他们收入高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失以2倍计算。以人均5万年薪的企业为例，10人参加3个小时的会议成本约为4100多元，这还不考虑租用会议设施的费用，而这种会议在大型国有企业每天的会议中微不足道。因此，只有真正明白了会议首先是在消耗企业赢利时，我们才会认真地对待每一个会议，尽量减少不必要的会议。也许财务部门可以建立一个计算会议成本的模型，对每月发生的会议成本进行有效监控，这样更能强化控制会议成本在人们心目中的印记。

 

　　3会议的有效控制

　　会议是组织运作的管理手段，同样包含着计划、组织、领导、控制的基本过程，对会议进行有效的控制是提高会议效率的关键。

 

　　3.1提高会议主持人的掌控能力

　　会议主持人是会议的引导者、控制者甚至是决策者，他首先要明确会议的目标，并且让每一位与会者清楚地记着会议的目标。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。因此，在讨论过程中，主持人要控制与会者时刻围绕目标而进行讨论，随时将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上。其次，主持人应该掌控会议进度，严格会议遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。另外，会议主持人往往是与会者中级别很高管理者，对与会者造成一定的心理压力，因此创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通。会议主持人需掌握控制会议的技巧，如：会议陷入争执，在某个问题上各方无法达成共识时，可考虑如果时间充足，首先在解决问题的目的上达成一致，然后以目的为导向主持分析问题各种解决方案的优缺点，以期望双方达成共识；如果时间紧张，暂时停止讨论这个问题，先讨论以后的问题。

 

　　3.2注重会前的信息共享，以使会议效率很大化

　　在低效的会议上往往需要花大量时间来介绍问题各方面的背景和情况，尤其是当讨论的问题比较专业的时候。因此，在会议召开之前，组织者应提前发出会议议程及相关背景资料，让与会者者了解问题所在，准备自己的意见和方案。

 

　　3.3注重会议决策的落实

　　会议中，似乎大家都达成了共识，但是在会后好像又很难说达成了什么决议，每个人都不清楚自己要做什么或者需要给别人什么协助都不清楚。因此，要做好会议记录，在会议结束时做好会议总结，并且会议结束后以邮件或者书面形式将会议纪要和决议发送到各个与会者，明确每人的职责以及时限，会后需要定期跟踪关于会议决议的落实情况。

 

　　3.4控制好与会人员的范围

　　从会议成本计算的公式中可看出与会人员越多，成本越高，因此，与会议主题关联度不高的人员尽量避免出席会议，关联度高的部门尽量委派一人参加。

　　会议作为现代管理很重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展，作为会议繁多的大型国有企业，更应将提高会议效率，避免无效会议作为企业管理者思考和践行的目标。

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