有效时间管理

一、浪费时间的症状
● 办事拖拉
● 会议冗长
● 不速之客闯入
● 电话干扰
● 经常加班加点
● 穷于应付突发事件上
● 上班漫谈、聊天
● 交待不清，事情做错
● 不敢拍板，等指示
● 不考虑事情过于复杂
● 主管事必躬亲
● 完美主义办事
● 不考虑轻重缓急
● 凭记忆办事
● 主办人员迟到
● 同样的问题一而再、再而三地出现。
      　　
二、时间管理方法
（一）有效的时间管理（美国P·F·Drucker）
1.记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；
2.管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；
3.集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
（二）ABC分类法
1.将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；
2.安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；
3.在工作中记载实际耗用时间；
4.每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；
5.重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
      　　
三、时间管理策略与技巧
（一）工作事先作计划：
1.每年末作出下一年度工作规划；
2.每季末作出下季末工作规划；
3.每月20-25日作出下月工作计划；
4.每周五作出下周工作计划。
（二）养成良好的工作习惯
1.养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已可事后回忆补记。
2.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。
3.在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，亦可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。
4.设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。
5.如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。
6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因，并改正之。
7.重点克服“办事拖延”的陋习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）报告处理结果。据调查分析，办事拖延居于浪费时间的首位。
8.在国内，目前企业领导应酬活动过多，疲于奔波，导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有：
1）尽量授权具体事务由下属处理；
2）指定公关型副总经理或助理专事应酬，以求解放领导；
3）规定午餐接待不得宴请，而用工作餐，不宜饮酒，省时又省钱，以利于下午工作；
4）挤出成块时间，集中处理几件大事。
①做好对行文和会议的管理，砍掉“文山会海”。不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率。
②做好电话、电脑管理，严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”，应制定一整套有针对性的管理制度，并加强监管。
③使用电话时，利用对方急于下班心理，选择下班前通话，可减少客套、言简意赅。
④做好访客接待工作，不得怠慢来客，主宾会面衔接得当。
⑤改善信息沟通，建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制，防止员工耗费更多时间去打听小道消息。
⑥根据个人生活规律，选择每天精力很充沛、思想很集中的时间，去处理很重要的事情，达到事半功倍的效果。
⑦注意劳逸结合，不打疲劳战。